Tips Pemberian Umpan Balik Evaluasi Kinerja – Bagi sebagian orang, tidak mudah rasanya untuk memberikan masukan dan evaluasi terhadap orang lain, terlebih kepada orang yang tidak terlalu kita kenal secara personal. Namun terkadang terdapat situasi yang mengharuskan kita untuk melakukannya, contohnya pada saat kita sebagai atasan harus memberikan feedback dari hasil penilaian kinerja. Jika tempat kerja Anda menerapkan sistem umpan balik evaluasi kinerja, berarti setidaknya setahun sekali Anda dituntut untuk harus memberikan evaluasi perseorangan, personal, face to face.
Bagaimanakah sikap kita saat menghadapi situasi semacam ini? Tips-tips berikut mungkin dapat membantu Anda untuk mempersiapkan diri.
Saat Awal Pertemuan :
Bersikaplah senyaman mungkin bagi orang lain, tempatkan bawahan kita ada situasi yang mudah. Jangan sampai merasa dipojokkan atau disudutkan atau diinterogasi. Percayalah. Bagi banyak orang, memasuki momen ini saja sudah menegangkan.
Selanjutnya, bertindaklah senatural mungkin. Sapa mereka dengan sapaan yang hangat dan natural. Seperti saat anda menyapanya di kantor sehari-hari. Tak perlu berlebihan. Selanjutnya, sampaikan tujuan dari pertemuan ini. Apa manfaatnya bagi dia bagi tim, dan juga bagi organisasi. Bawahan juga harus dipahamkan mengenai standar penilaian, kriteria yag digunakan untuk melakukan penilaian.
Inti pertemuan
Selanjutnya, memasuki inti pertemuan yaitu menyampaikan hasil penilaian kinerja ke meraka dan memberikan feedback. Momen ini merupakan momen yang krusial karena reaksi yang muncul akan sangat tergantung dengan hasil yang diperoleh dan karakter masing-masing.
Akan mudah menghadapi orang yang memang telah bekerja dengan bagus dan yakin dengan kinerjanya. Mereka akan datang dengan antusias karena tahu bahwa hasil kerjanya akan diapresiasi. Menghadapi tipe ini akan jauh lebih mudah.
Tantangannya adalah saat menghadapi bawahan yang underperform, terlebih mereka yang juga telah skeptis terhadap sistem penilaian yang diterapkan.
Golongan bawahan ini yang berkepribadian dominan dan terbuka mungkin akan cenderung menolak dengan sangkalan dan penolakan. Sementara mereka yang lebih submissive bisa jadi tertutup dan mempertahankan diri. Untuk itu, perlu kehati-hatian dalam menjalankan sesi ini.
Tips-tips yang diberikan oleh Dept. SDM dari Jacksonville University, Florida, Amerika Serikat ini mungkin akan dapat membantu kita dalam menghadapi sesi pertemuan pemberian umpan balik evaluasi kinerja saat kita menjadi atasan :
- Berikan pujian yang normal. Mulailah dari hal yang positif.
- Kritik yang konstruktif. Kalau memberikan kritik. Tawarkan alternative perbaikan.
- Klarifikasi bagaimana nilai bisa diberikan. Jelaskan. Berikan contoh spesifik alasman mengapa mereka diberi nilai demikian.
- Pastikan mereka mengetahui apa yang diharapkan oleh organisasi dan kita terhadap dia. Ingatkan kembali target-target dan indicator kunci kinerja mereka.
- Berikan kesempatan bagi bawahan untuk memberikan reaksi atas penilaian yang diberikan. Anda juga harus mau mendengarkan.
- Jangan interuspi penjelasan darinya.
- Berikan masukan bagaimana dia harus meningkatkan kinerjanya melalui pertanyaan. Biar mereka menemukan dan menyepakati bagaimana mereka bias melakukan
- Jaga agar proses penilaian terfokus pada pekerjaan (job-centered) hindarkan membahas masalah personal dan interpersonal, kecuali itu berdampak pada kinerja.
- Jaga objektivitas. Jangan sampai terpancing emosi atau kemarahan sebagaimana meskipun bila hal tersebut biasa bagi Anda di hari-hari biasa. Keep calm and professional.
- Jika bawahan marah atau tidak terima, dengarkan. Jangan harap kita bias meyakinkan sesuatu ke mereka saat mereka sedang dalam keadaan marah.
- Jaga kehormatan bawahan. Bagaimananpun jangan sampai kita menggunakan bahasa-bahasa yang sarkastis, menyindir. It’s not gonna work.
- Bimbing bawahan untuk melakukan rencana perbaikan. Pandu bawahan untuk menyusun target-target perbaikan. Sebaiknya tahap ini dilakukan secara tertulis.
Harapannya, dengan menerapkan beberapa tips di atas, diharapkan proses pertemuan empat mata Anda dengan bawahan menjadi lebih efektif dan nyaman bagi kedua belah pihak. Pertemuan ini seyogyanya tidak lagi dipersepsi oleh bawahan sebagai sidang penghakiman oleh atasannya. Dengan pertemuan evaluasi yang efektif ini, Anda, bawahan dan organisasi akan diuntungkan dengan meningkatnya kinerja bawahan Anda di periode-periode selanjutnya.
Tips Pemberian Umpan Balik Evaluasi Kinerja Oleh : Luqman Tifa Perwira